תכנון וניהול פגישות

הרצון להיות מדויק ומנוהל היטב זו הדרך הידועה שכולנו שמים לעצמנו להיות כאלה, אבל לכל אחד יש מקרים ותקופות שתשומת הלב יורדת ולפעמים צריך יד מכוונת למיקוד.

אני מקווה שהדברים שאני כותבת יהיו ברורים מאליהם, אבל תמיד כדאי שתהיה תזכורת וחידוד למה רצוי או לא רצוי לעשות בפגישות שהן חלק מאוד חשוב בחייו של כל עסק.

שיחות טלפון בפגישה:

כמובן שבפגישה עסקית ולא משנה הקרבה, עדיף שלא לענות לטלפון בכלל אבל יש מקרים שלקוחות שצריכים עזרה מיידית ויש הרגשת מחויבות לענות, יחד עם זאת כמה עצות:

- בפגישה עם לקוח פוטנציאלי - לא לענות לטלפון בכלל למשך 30-45 דקות ולהקדיש את מלוא תשומת הלב אליו, אם זו שיחה דחופה ביותר שאתם יודעים שעומדת להגיע, להתריע מראש, לסיים בתוך 2-3 דקות ולהתנצל כמובן לאחריה.

- בפגישה עם קולגה - אם זה באמת דחוף, לא לעבור את הארבע - חמש דקות ולהתנצל הרבה אחרי השיחה ולתת הרגשה שהשיחה הייתה בלתי נמנעת ואפילו לשתף על המקרה.

לבעלי עסקים עם ריבוי פגישות וריבוי טלפונים, מומלץ להיעזר בשירות של מענה אנושי שניתן היום בחברות הסלולר הגדולות או שירות מקצועי במחירו גבוה יותר

זכרו - גם אם מדובר בקולגה למטרת שיתוף פעולה או להיכרות, ההתנהגות שלכם נבחנת גם אם זה לא נראה כך.

הגעה בזמן לפגישה:

גם במקרה הזה ברור לכולם שצריך להגיע בזמן, אפילו מספר דקות לפני כדי להראות רצינות.

- יש עסקים שנבחנים בהגעה שלהם בזמן - אם זמינות גבוהה זה חלק מהשירות שאתם מציעים, הגיעו לפחות חמש דקות לפני תחילת הפגישה (אפשר לשלוח הודעה שהגעתם שהצד השני ידע שכבר הגעתם).

- במקרה של איחור מעל חמש דקות שלחו הודעה שאתם מאחרים ומתי אתם צפויים להגיע

- אם האיחור גדול מעשר דקות, התקשרו ועדכנו מתי אתם צפויים להגיע והתנצלו כמובן

חשוב מאוד - תכנון ההגעה למקום למי שיש לו רכב יהיה זמן הנסיעה + מציאת חנייה, גם אם זה אזור שכביכול הוא לא בעייתי, עדיף לוודא כי יש חנייה ואף להתייעץ עם מי שאתם פוגשים איפה כדאי להחנות וכמה זמן לוקח למצוא חנייה.

בעיקרון, אם אתם מאחרים, אין ממש סיבה טובה לאיחור (מלבד גורמי שמיים), עשו הכל כדי להיות בזמן ולהראות שאתם מכבדים את הזמן של מי שאתם נפגשים.

ביטולי פגישות:

ביטול פגישה עלולה לעתים להכריע את העתיד העסקי עם אותו אדם – כל פגישה היא חשובה, לעולם אי אפשר לדעת מה אותו אדם מביא איתו.

ברגע שאתם יודעים על אפשרות לביטול הפגישה, הודיעו מיד כדי לתת לצד השני אפשרות להתכונן בהתאם וגם אם לא בטוח שתבטלו, יתכן ועדיף למצוא זמן אחר שיהיה בטוח יותר.

רשמו את כל הפגישות ביומן עם תזכורת של יום או שעה לפני (כל אחד מכיר את מה שיעבוד עבורו הכי טוב) וכדאי מדי יום לבדוק את הפגישות של הימים המתקרבים ולוודא שלא צריך לעשות שינויים או לבדוק אם אכן מתקיימת הפגישה במקרים וקבעתם את הפגישה הרבה זמן מראש.

אפשר עוד להמשיך הרבה מעבר לכתוב, כמה שהרשום נראה מובן מאליו, לעתים העומס וריבוי המשימות מסית אותנו מהדרך וכשיש כמה הכוונות, זה יכול לעזור לחזור לדרך האידיאלית עבורנו להתנהלות תקינה.

לפגישת היכרות, לשאלות בנושא ובכלל, מוזמנים ליצור קשר, בהצלחה, כנרת

ניהול זמן – מה עושים עם הידע שאנחנו לא יעילים?

הביטוי ניהול זמן או כל ביטוי אחר עם המילה - זמן, שגורים בפי כולנו בתדירות גבוהה, הפופולרי ביותר הוא – אין לי זמן, אם הוא רלוונטי או לא זה כבר סיפור אחר, כל אחד עושה את הבחירות שלו, אבל הכי חשוב זה להבין – האם באמת חסר זמן או שהוא פשוט לא מנוהל נכון.

במקרה שלי, אני תמיד מוצאת זמן לכל או אם לדייק – למה שאני רוצה (לפעמים גם צריכה) למצוא לו זמן באותו רגע נתון. למדתי עם השנים איך לנהל את הזמן באופן כזה שאוכל לעשות יותר דברים בפחות זמן, יש כאלה שזה יישמע להם כמו סרט מדע בדיוני אבל אם זה עובד לי, אין סיבה שזה לא יעבוד לכל אחד אחר, אולי יהיה צורך ביותר אימון ויציאה מאזור הנוחות אבל בהחלט אפשרי.

ניהול זמן בעיקר לבעלי עסקים מהווה נושא משמעותי לטיפול, כיוון שכאן, זמן = כסף ולכן יש חשיבות גבוהה ללהיות יעילים ושאפשר יהיה לענות על כל צרכי העסק: תפעול, שיווק, גבייה או כל דבר אחר שחיוני לניהול עסק, לקידום שלו וייתן את השירות ללקוח מחד ואת שלוות הנפש של בעל העסק מאידך.

יש המון דברים שקשורים לניהול זמן שכדאי ורצוי לעבוד עליהם, הפעם אני אתמקד ב- קביעת פגישות, הן חלק בלתי נפרד מהיומן, חשובות ביותר לקידום העסק ופתיחת אפשרויות והזדמנויות במישורים שונים, אך חשוב מכך הוא לנהל אותן על מנת שיהיו אפקטיביות ולא "זוללות זמן".

הגבלת כמות הפגישות:

כל פגישה חשובה אבל עדיין זה לא משנה את העובדה שיש 24 שעות ביממה ויש להתאים את הכמות לעומס בעסק:

בזמן עומס – יש להגביל את מספר הפגישות ל- 2-3 בשבוע

בזמן רגיל – יש להגביל את מספר הפגישות ל- 5-7 בשבוע

-כמובן שמספר הפגישות תלוי בהחלטות אסטרטגיות של אותו הזמן, אם יש יעד לתאריך מסוים, המספר יעלה.

למה להגביל את הפגישות?

בזמן עבודתי עם בעלת עסק היא אמרה לי – אני לא מספיקה לעשות את כל המוטל עלי, יש לי המון פגישות לקיים ואני לא יודעת איזו מהן חשובה יותר. כאן הכנסתי את ההגבלה – 3 פגישות בשבוע בלבד.

ההגבלה מיד הובילה את בעלת העסק להשאיר רק את הפגישות החיוניות ביותר לאותה תקופת זמן וזה תרם להורדת הלחץ.

מה, רק עוד חודש?!

האינסטינקט שלנו כאשר אנחנו פוגשים אדם הוא לקבוע פגישה במועד מידי, אך צריך לקחת בחשבון כי לעתים אין אפשרות מפאת עומס והתחייבויות שיכולות גם לגרום לפגישה להיות מהירה ולא מספקת ועל כן, מוטב להיות סבלניים ולקבוע כאשר כל הפרמטרים לפגישה מוצלחת נמצאים: זמן מספק, מקום נעים, חוסר לחץ והקשבה פתוחה.

הפרמטרים הללו יכולים להיות מכריעים במספר ההזדמנויות שיפתחו, הכרות עמוקה יותר מובילה לאפשרויות רבות יותר.

כמה רחוק לנסוע עבור פגישה?

ברור שאם יש פוטנציאל לעסקה משמעותית, נוסעים לכל מקום, יחד עם זאת כדאי לעשות כמה דברים למקסם את הנסיעה ולוודא כי ניצלתם את הפוטנציאל של האזור אליו אתם  נוסעים:

-        בדקו אם יש פגישות שדחיתם מאותו האזור עקב המרחק וקבעו להיפגש

-    אם יש קרבה מספיקה, שאלו את האדם אותו אתם פוגשים, אם יש אפשרויות לפגישות נוספות שיתאימו עבורכם

-        שלבו פגישות בהלוך או בחזור והקדישו את היום כולו לפגישות שהיו מתוכננות לעתיד

בנוסף, גם אם קובעים פגישה לא מרוחקת, יש לוודא כי אין מרווח גדול מדי עד לפגישה אחריה ויש סדר גיאוגרפי הגיוני בין הפגישות, שימו לב: לא לחזור פעמיים לאותו המקום באותו היום.

*יש קודם לקבוע פגישות / זמן עבודה (הנותנות לנו הכנסה) ורק לאחר מכן לשבץ פגישות אחרות בכדי שלא תיווצר סיטואציה שפגישות עוצרות שירות או תפעול.

לסיכום: חשיבה מראש ותכנון יחסכו הרבה זמן וכסף בכל המדובר בפגישות, אפשר לדחות פגישות אם הן לא בסדר עדיפות ראשון בעסק ואין מה להרגיש לא בסדר, בעלי עסקים מבינים אחד את השני והבנה הדדית היא חלק מיצירת קשר ארוך טווח.

לכלים נוספים לניהול זמן, מוזמנים ליצור קשר ולשאול שאלות בתחתית הפוסט.

בהצלחה!

כנרת אייזנברג, פיתוח עסקי יוצר מן הכלל.

"אני לא יודע" – חולשה או חוזקה?

היה לי כיף לשמוע שאחד הלקוחות שלי אמר לי: "אני לא יודע כלום בנושא הזה ואת תלמדי אותי את כל מה שאני צריך לדעת." אדם משכמו ומעלה, בעל הרבה ניסיון חיים, ניסיון מקצועי והצלחות עסקיות, עם מסירות לדרך ולתהליך אליו התחייב.

לא פשוט להודות ולהגיד, במיוחד לאדם שמנהל ארגון - "אני לא יודע", יש שירגישו שהם הופכים לחלשים יותר ברגע ששמים זאת על השולחן. אני יכולה להגיד מנקודת המבט שלי, שבעיקר יש פה חוזק ועוצמה.

במקרה של אותו מנהל, הסביבה שלו (בעיקר העובדים), כאשר ראו מולם מישהו שמוכן ורוצה ללמוד ובעיקר ליישם, נרתמו לעניין על מנת לגרום לכך שהוא יגיע למטרה שהציב לעצמו. כמובן שהידע שתרמו העובדים הוביל להתקדמות וכן, נוצר גיבוש בין עובדי הארגון סביב הנושא.

במקרים רבים מגיעים בעלי עסקים להבנה כי הם צריכים עזרה רק כאשר הם במבוי סתום. השאיפה כמובן שלכל בעל עסק יהיה יועץ או יועצים שילוו אותו לכל אורך הדרך ויהיו חלק מההתקדמות של העסק בכל שלב ושלב, אך במקרים רבים, אין את המשאבים הרצויים למצב האידיאלי הזה במיוחד בשנים הראשונות של העסק.

אם מגיעים למקום שיש את ההרגשה שצריך עזרה, מומלץ לעשות את התהליך הבא:

השלב ה- 1 שאלות הכוונה:

-        מהן 3 – 4 הבעיות העיקריות שיש בעסק?

-        האם אני יודע כיצד לפתור את הבעיות האלו?

-        מהן האפשרויות העומדות בפני לפתור את הבעיות הללו?

השלב ה- 2 בירורים עם הסביבה הקרובה:

-        מומלץ לבקש מ 1-2 קולגות* לשקף איך הם רואים את העסק ומהם הדברים שלדעתם יש לטפל קודם.

-        להיפגש עם 3-4 יועצים מתחומים שונים, להציג את הנושאים הבעייתיים ולקבל משוב ראשוני איך הם רואים את הדברים.

*המספרים נרשמו בחשיבה שלפעמים "הרבה טבחים על תבשיל אחד" לא מומלץ, לכן כדאי לשמור על המספר הרשום.

השלב ה- 3 בחינת הפרמטרים:

סגרו זמן ביומן זמן המוקדש לעניין זה (בלי להזיז בכל פעם שיש משהו אחר, המחויבות לעניין משמעותית), בחנו את כל הפרמטרים שנאספו בשלב הראשון, מומלץ להיפגש עם מנטור או אדם שסומכים עליו שיוכל לתת פידבק אובייקטיבי אל מול התמונה שנוצרת.

השלב ה- 4 מסקנות ותכנית פעולה:

רשמו 3-4 מסקנות אליהן הגעתם כתוצאה מהאבחון הראשוני ובנו רשימה של פעולות ראליות לעשייה, שאתם יכולים לעמוד בהן ולהתחייב מול עצמכם וכדאי גם מול קולגה / חבר על מנת שיהיה מי שיבדוק את ההתקדמות ותרגישו מחייבות לפעול.

הכי חשוב בתהליך הזה, להבין שלא תמיד יש את המידע והידע הדרושים להניע את העסק וזה בסדר! זכרו תמיד, כפי שנעזרים בנו כאנשי מקצוע לתת את המענה במקום שאין את המקצועיות הנדרשת לפתור בעיה זו או אחרת, כך גם כדאי לפנות לאחד מהבאים לקבל את העזרה הנדרשת:

-        ייעוץ פיננסי

-        ייעוץ שיווקי

-        ייעוץ טכנולוגי / דיגיטלי

-        ייעוץ מקצועי

-        ייעוץ ארגוני

ועוד.

הבחירה באיש מקצוע רצוי שתשלב גם את הידע המקצועי הדרוש וגם כימיה שבתהליך תהפוך לפורה ונעימה והדרך יחד תהיה מוצלחת.

גם אם לא מוצאים את בעל המקצוע / יועץ הנכון באותו זמן נתון, עדיף להמשיך ולבדוק ולהיעזר בקולגות מהתחום, רק לא להפסיק את התהליך.

כמו כן, כבעלי עסקים יש לנו הרבה "יועצים" סביבנו אם בהרצאות או במאמרים ובהרבה הזדמנויות אחרות,  שלעתים גורמות לעומס ובלבול בבחירות וההחלטות לדרכי הפעולה.

על כן, רצוי – מומלץ – כדאי, לבחור 2-3 בלבד להם בוחרים להקשיב וחשוב שלכל אחד מהם נקודת מבט שונה המשלימה את האחר.

לסיכום:

*עצרו! והשקיעו את הזמן (גם אם נדמה שאין) בהתארגנות מחדש בכדי לפעול ממקום של פעולות מחושבות מאשר כיבוי שריפות.

*רתמו את הסביבה הקרובה לעזור אם במעשים או בסיעור מוחות, לעתים במצבים אלו גם עזרה קטנה יכולה להיות משמעותית.

*לא לקפוא על השמרים, יש מקרים שמבוי סתום גורם לעצירה מוחלטת. יש לוודא כי אתם בפעילות כל הזמן גם אם היא איטית ולנסות ולהגביר את הקצב בכל הזדמנות שמרגישים שמוכנים לכך.

החלו את התהליך בהקדם האפשרי, כל יום שווה לכם הרבה כסף וכמו שנאמר – יפה שעה אחת קודם J

בהצלחה רבה, באם יש שאלות ותהיות, מוזמנים ליצור קשר.

כנרת אייזנברג, פיתוח עסקי לנותני שירותים.

Kineret@kineretbdc.com

תקשורת בין אישית - טכנולוגיה ומתודולוגיה

בשני העשורים האחרונים אנחנו מוצפים בטכנולוגיה שרק משתפרת ומשתדרגת כל יום! בנוסף לסוגי המכשירים השונים שאף פעם אי אפשר לדעת מה באמת הכי טוב כי אם שואלים 3 אנשים, מקבלים 5 דעות שונות והעצה השולטת היא שכדאי לחכות עוד חודש חודשיים עד לצאת המכשיר המדובר הבא.

החברות השונות (כפי שגם מוטל עלינו), בודקות באופן קבוע מהו הצורך של הלקוחות ויוצרת פלטפורמות התקשרות שיתאימו לכמה שיותר אנשים, בכדי ליצור ביקוש למכשירים ותנועה קבועה לאתרים או לאפליקציות שיצרו.

ריבוי האפשרויות לעתים יוצר ריחוק לעומת הקרבה שהיה אמור ליצור, אם פעם היה מכשיר טלפון, פקס ואימייל בלבד, היום יש מספר אופציות לא מבוטלות וכל אחד מעדיף דרך התקשרות מסוימת המתאימה לו מסיבה זו או אחרת.

בואו ונבחן רק את חלק מהאפשרויות העיקריות:

שיחת טלפון (מישהו עדיין משתמש בזה?!) – נדמה כי כבר השימוש הולך ופוחת, על אף ששיחת טלפון קצרה יכולה לתת תשובות מלאות בפרק זמן קצר.

הודעת טקסט (SMS) – הודעות דרך הטלפון הנייד להעברת הודעות

הודעת WHATSAPP – אפליקציה מאוד פופולרית לניידים חכמים, אפשר לשלוח הודעות פשוטות כמו ב- SMS ואפשר ליצור קבוצות של מס' אנשים, להעביר קבצים וכו'.

אימייל = דואר אלקטרוני – הפך לדרך מקובלת להתקשרות עסקית ואישית, החליף את הפקס ומאוד נוח לשלוח דרכו הודעות ומסמכים.

צ'אט בפייסבוק – דרך פשוטה לתקשר בייחוד בזכות זה שניתן לראות כי הצד השני זמין לשיחה (אונליין).

שיחת SKYPE – שיחת וידאו דרך מחשב או דרך ניידים חכמים בחינם.

הלימוד הכי חשוב הוא מהי הדרך הטובה ביותר ליצור קשר עם האדם "המבוקש", אתו אנחנו רוצים לשמור על קשר / לקבל מענה או לעשות מעקב על הצעת מחיר.

אחת ההפתעות עבורי הייתה לגלות כי שני מנהלים בארגונים גדולים (אישה וגבר) שיש להם כבר כמה נכדים, מתקשרים איתי דרך הצ'אט בפייסבוק. בנוסף, יש לשניהם פעילות קבועה בפן האישי ועבור הארגון בו הם עובדים ברשת הזו. הזמינות למענה טלפוני או אימייל היו נמוכות מאוד לעומת הפייסבוק שדרכו קיבלתי מענה מהיר ומשביע רצון.

*אין הדוגמה הנ"ל כהמלצה לפעולה אלא רק כדי להראות את השוני בדרכי ההתקשרות הקיימות כיום.

התקשרות עם אדם חדש - איך עושים את הבדיקה?

הניסיון הוא זה שתווה את הדרך במקרה הזה, אלא אם הייתה הזדמנות לשאול – באיזו דרך הכי נוח לך לתקשר? (יהיו מקרים בהם נגלה שגם אם אמרו לנו מייל, זה יהיה טלפון וכדומה).

מוטב להתחיל בדרכים המקובלות: אימייל – טלפון למעקב וכדומה.

אפשר לנסות פעם פעמיים בכל דרך התקשרות לאורך זמן, כמובן שצריך לחלק זאת בצורה הנכונה על מנת שלא נהפוך למטרד.

התגובות המידיות והענייניות הן אלו שיתנו לנו את האור הירוק, כי זוהי הדרך הנכונה שבה כדאי להמשיך ולתקשר כדי להשיג את המטרה.

איך לתקשר איתי? בכל יום זה משתנה וכל האמצעים הנ"ל כשרים, אתם מוזמנים!

הפוסט הנ"ל נכתב במסגרת אינטליגנציה עסקית, לחשוב בדרך להשגת המטרה.

אתם צריכים להיות גאים בעצמכם - לפחות אני גאה!

"האסימון נפל" אחרי הנסיעה האחרונה ללונדון לשבוע בסה"כ. הרבה דברים הפכו לבהירים יותר, את חלקם אפילו ידעתי, אבל כשרואים את זה במו עינייך כפי שנאמר, זה אחרת לגמרי...

אנחנו, הישראלים, מאוד מוכשרים ובעלי מעוף בזכות הרבה דברים, כמו:
הצורך להיות מהירי חשיבה ויצירתיים כמעט בכל תחום כי יש אויבים מכל הצדדים
מדינה חדשה שצריכה להוכיח את עצמה 
חוסר פופולריות מובהק ברחבי העולם
ועוד ועוד ועוד...
ואם חושבים על זה בדיעבד - זה הפך לטובתנו.

אנחנו ממציאים את הדברים הכי מדוברים בעולם, עם הרבה הערכה והוקרה וגם קנאה, מהמדינות המפותחות יותר ואלו שפחות.

היצירתיות הזו בעצם הפכה להיות נחלת הכלל בישראל, יש פה אנשים מוכשרים בכל פינה, אנחנו התרגלנו לטוב אם לא לטוב מדי. אני הייתי בטוחה שלהיות יצירתי זה מובן מאליו, כי הרוב פה ככה. כל מי שסביבי מאתגר עם חשיבה ייחודית ושאיפות להיות מומחה עם משהו שלאף אחד אחר אין.

המדינה שלנו קטנה ממש, בסה"כ 8 מיליון נפשות כולל כולם כולם, בלונדון בלבד יש 18 מיליון איש! היצירתיות שם לא מרקיעה שחקים ויש גם סיבה טובה לכך, אתה יכול להיות מומחה בתחומך וזה יהיה מספיק, בשביל שיהיו לך לקוחות מכל האוכלוסייה הרבה שם.

בעלי העסקים פה, ככל שיהיו מוצלחים וייחודיים עם יצירתיות בלתי נלאית, תכלס, אין פה מספיק מקום לכולם!

האפשרות שלנו להפוך להיות בעלי ממון, כמו שהיינו רוצים, בזכות האופי המצוין בשילוב עם התלהבות ומוכנות להשקיע ולתת, לצערנו לא תמיד מספיקה. כמויות בעלי המקצוע המצוינים הפכה להיות אפילו בלתי הגיונית לעתים.

בכל פעם ששואלים בסביבה הקרובה, אם מכירים בעל מקצוע זה או אחר, יש מיד כמה ששולפים ניידים עם המלצות מצוינות לכל דבר ועניין.

נו, אז מה עושים?!?!

לטעמי, קודם כל, להיות גאים בעצמנו! עם כל מה שמסביב ולא פשוט פה, כיף להבין שישראלים מצליחים לא בכדי.

אני ממליצה לפזול החוצה, לבדוק ולנסות האם יש מקום בחו"ל לבעל מקצוע / מומחה או מוצר שאתם מציעים, אי אפשר לדעת מה יכול להתפתח בזכות חידוש קשר ישן או יצירת קשר חדש (רשתות חברתיות, נטוורקינג וכדומה).

תהיו בינלאומיים – תקשרו באנגלית בפלטפורמות שונות, דאגו להראות את עצמכם (באופן עדין, פה האגרסיביות הישראלית פחות מומלצת).

ומה אני מתכננת לעשות?

אני אעשה הכול להיות מוכרת, לפחות בהתחלה במדינות דוברות אנגלית. מפגשי נטוורקינג ויין עוזרים קצת לפתוח עבורי דלתות ואני כמובן מזמינה את מי שרוצה, לנסות ולהתנסות בפתיחת הדלתות הללו. אין לי עניין לעזוב את ישראל, מספיק להיות על הקו ולהבין איך אפשר לפתח את העסק באופן כזה שניתן יהיה ליהנות משני העולמות.

ובנימה אופטימית זו – לכו לעבוד!

בהצלחה, כנרת